研究者のための Word 利用法 (6)

研究者のための Word 利用法

第６回

2.2. revision mode

　Word には不満もあるが、使い続けている一番の理由は、英語版でいうところの「revision mode」が気に入っているからである。日本語版では「変更」とか「変更履歴」などがキーワードとなるが、この名称ではその機能がわかりにくいので、以下では revision mode という英語版の名称を用いて説明していく。

2.2.1. revision mode とは

　Word 文書を開くと、画面の一番下に表示されるステータスラインに「変更」という箇所がある。ここをダブルクリックして、「変更」という字が濃く表示されると revision mode に入ったことになる。revision mode のままで、その文書に何か文字を書き入れると、その部分が色で表示され、もともとあった字を削除すると、単に消えてしまうのではなく、削除された部分に色がつき打ち消し線がつく。このように revision mode で文書に変更を加えると、いわゆる「赤を入れた」状態になるのである。単に文字を挿入したり削除したりするだけでなく、注釈のような形でコメントを入れることもできる。普通のモードに戻すには、再度、ステータスラインの「変更」という箇所をダブルクリックすればよい。
　revision mode は、他人の書いた文書に自分の意見や提案を書き込む際に非常に便利である。revision mode で書き加えられた文書を受け取った人は、(i) 「赤が入った」状態で文書を見ることも、(ii) その提案をすべて受け入れた状態で文書を見ることも、(iii) 書き込み前の original の状態で文書を見ることもできる。（手順の詳細は Word のバージョンによって微妙に違うので、ここではふれない。ステータスラインの「変更」の部分を右クリックして出てきたメニューを試してみてほしい。最近のバージョンだと「変更」のツールバーが用意されている場合もある。）「変更箇所の確認」で書き込みのある場所を１つ１つ検索して確認していくこともでき、その都度、その変更を「反映させる」（すなわち、受け入れる）か、「元に戻す」（すなわち、却下する）かを選択することができる。どの部分に書き込みがあるか、いちいち元のバージョンと見比べてさがす必要がないのである。特に、ちょっとしたスペースの有無やスペリングの間違いなどは、目で見比べていると見落としがちであるが、「変更箇所の確認」で検索すれば、見落とす心配もない。

2.2.2. ちょっとした応用

　自分の書いた文章に revision mode で変更箇所を書き込むという利用方法もある。特に、直して良くなるかどうか自信がない場合には、いったん revision mode で書き直すようにすれば、その後、読み直して original version の方がいいとなった段階で「元に戻す」ことも簡単にできるし、書き直したものの方が気に入れば、全体を選択して「変更を反映」させれば、すべて書き直した状態になる。
　１つの文書に対して、複数の人が revision mode で書き込みをすると、（特に設定を変更していない限り）個人別に異なる色で書き込みが表示される。A の人の書き込みが赤で表示され、B の人の書き込みが青で表示されるといった具合である。過去に、かなり多人数の書き込みを行ったことがあるが、Word はずいぶん複雑な色まで駆使して区別をしており、今のところ、区別できる色の上限は確認していない。ちなみに、revision mode で書き込んだ文字が何色で表示されるかということは固定していない。当初は自分の書き込みが赤で表示されていても、次にその文書を起動した時には青で表示されているということもある。したがって、複数の人で作業をしている場合、同じ文書を見ていても、人によって表示の色が異なっている可能性が高いということを知っておくべきである。
　書き込んだ人によって区別すると言っても、もちろん Word は誰がキーボードを打ったかということを認識しているわけではない。書き込みの色の区別は、その書き込みがされた時点で Word の「オプション」の「ユーザー情報」に指定されている名前が基になっている。したがって、書き込んだのが別人であっても、もし、Word の「オプション」の「ユーザー情報」に同じ名前（たとえば「研究室」とか）が記入されていると、Word は同一人物の書き込みであると認識するし、逆に、同一人物の書き込みであっても、たとえば、大学のコンピュータでは名前が「UEYAMA Ayumi」となっていて家のコンピュータでは「Ayumi UEYAMA」となっていれば、Word は別人物と認識する。したがって、同じ人物の書き込みであっても、１回目の書き込みと２回目の書き込みを区別したいような場合には、「ユーザー情報」の名前を一時的に書き換えることによって、revision mode で表示させる色を変えることが可能である。最近のバージョン（Office XP）では、たとえば B の人の書き込みだけを画面に表示する、という機能も加えられて、より便利になってきている。

2.2.3. 「文書の比較」

　Word には、revision mode を使わなかった場合でも、２つの文書を比較して異なっている部分を revision mode で表示させるという機能もある。「文書の比較」と呼ばれる機能である。これは、同じような内容に見える２つの文書があった場合、本当に違っている箇所があるのかどうか、異なっている箇所はどこなのかを調べたい場合に非常に便利な機能である。ただし、一部の語順が違っているだけでも、その文全体が異なっているように表示されたりすることはある。また、この機能は、その２つの文書が revision mode での書き込みを含んでいる場合にはうまく作動しないらしいので、どちらの文書も変更をすべて反映させた状態で比較しなければならない。

3. 文書を電子的にやりとりする場合のために

　最近は、文書を e-mail に添付して送ったりすることが多くなってきた。電子的に送っている間の事故が起こらなくても、相手のコンピュータでその文書を開くと、こちらの意図していないことが起こることがある。まだ、私も知らないことが多いが、普段、意識して気をつけていることを箇条書きにしておく。

半角カタカナや丸囲み数字等の、いわゆる「機種依存文字」を使わない。（「機種依存文字」については、インターネット上にもいろいろなところでもっと具体的な説明がされている。人にも迷惑をかけることがあるので、今まで意識していなかった人は、ぜひ知っておいてほしい。）
英語版のコンピュータを使っている可能性がある人が受け取る文書の場合には、本文に全角文字が混じっていないようによく注意する。（特に、全角スペース、αβ等のギリシャ文字、≠∈∀等の数学・論理記号が見落としやすい。欧米では、ギリシャ文字や数学・論理記号を表示させる標準的な方法は、Symbol というフォントを用いる方法らしい。）
いわゆる smart quote （引用符の ' や " が初めと終わりで向きが違っている組のこと）は文字化けを起こしやすいので、私はもっぱら向きの変わらない引用符を用いている。
自分で設定したスタイル名に全角文字が用いられている場合、英語版のコンピュータでは、その文書がうまく開けないということが過去にあった。スタイル名は一定にしておいた方が便利なので、初めから半角アルファベットで命名しておく方がいいと思う。
相手のコンピュータで、どうしても Word 文書として開くことができない場合には、内容だけをテキストファイルにして送信せざるをえない場合もある。（連載第２回 section 1.2.2.にも書いたように）段落初めのインデントをスタイルで指定してしまうと、テキストファイルにした場合に、段落の切れ目がわからなくなってしまうことがあるので、私は段落初めのインデントは、日本語ならば全角スペース１つ、英語ならばタブ１つを入力するようにしている。こうしておけば、テキストファイルに変換しても、段落初めのインデントが表示されるので見やすい。
（連載第４回 section 1.6.3.で少し詳しく説明したように）書式指定のテンプレートは、自分独自の名称のものをつけておいた方が、相手先でフォーマットが変わる心配が少なくなる。

また、添付で送る文書のファイル名には、特に留意した方がよい。ファイル名のつけ方によっては、送信中の文字化けを引き起こしたり、相手先で添付ファイルと認識されない場合が時々あるし、ファイルを受け取った相手にとっての扱いやすさを考慮することも重要である。

ファイル名に全角と半角が混ざっていると、送信中の文字化けが起こる可能性が高いように思う。
おそらく、文字化けという点から見てもっとも安全なのは、ファイル名を半角アルファベットと数字の組み合わせで８文字以内にすることかもしれないと思うが、少し長めのファイル名でも特に問題がない場合が多い。ただ、ファイル名の中にピリオドやスペースが混じっているものには不安を感じてしまうため、自分ではなるべく避けている。
受け取る相手がいろいろなファイルを受け取る可能性がある場合には、（極端に長くなりすぎない範囲で）どのファイルが誰の何なのか区別しやすいファイル名をつけるようにする。
異なるバージョンのファイルを同じ名前のままで送らないこと。受け取った側では、同じファイルが複数届いたのか、異なるファイルが届いたのかわからないし、どのファイルが後から届いたファイルなのか見分けるのが面倒になる。

数年前と比べると、ずいぶん互換性が高くなってきていて助かっているが、まだまだいろいろ気をつけなければならないことが多いと感じている。